Business Case là gì? Cùng tìm hiểu về đặc điểm của Business Case.

Một khái niệm trong ngành kinh doanh đầu tư của các doanh nghiệp hiện nay chỉ về các đề án kinh doanh chính là Business case. Bởi Business case không chỉ có tác động đến khách hàng mà còn gây ảnh hưởng đến các yếu tố tài chính hoặc thậm chí là chính bản thân bạn. 

Vậy làm sao để tạo nên được những chiến lược hoạt động Project business case hiệu quả mang lại cho doanh nghiệp. Hãy cùng tôi tìm hiểu rõ hơn về business case là gì? Lý do cần có một Business case cũng như các bước để tạo nên một Business case hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn trong bài viết dưới đây nhé!

Business case là gì?

Khái niệm Business case là gì?

Business case theo định nghĩa chính là đề án kinh doanh. Business case còn được gọi bằng tên gọi khác là Casestudy, tức là bảng phân tích một dự án, chiến dịch của một doanh nghiệp, công ty nào đó để từ đó làm rõ các yếu tố quyết định đến sự thành công của kế hoạch ví dụ như đưa ra đề xuất giải pháp, làm rõ hoàn cảnh thực hiện kế hoạch và hành động cụ thể…..

Business case thông thường sẽ được trình bày dưới hình thức một tài liệu văn bản có cấu trúc nhất định, hoặc có thể dưới dạng trình bày bằng lời nói ngắn hoặc thỏa thuận giữa các bên với nhau.

Tầm quan trọng của Business Case

Trong quản lý dự án thì Business Case là một công cụ có nhiệm vụ chính đó là thiết lập các cơ chế khác nhau để có thể đảm bảo được rằng dự án đó có khả thi hay không, có thể sử dụng được hay không? Vì vậy, có thể nói rằng Business Case xuất hiện từ giai đoạn thai nghén của dự án và trong suốt quá trình thực hiện dự án sẽ được xem xét, cân nhắc và để ý một cách rất thường xuyên. Sau khi đã kết thúc quá trình thực thi thì sẽ được đưa ra để đối chiếu vận hành thành quả của dự án. Cụ thể như sau:

  • Một dự án được xem là đáng mong chờ nếu như nó hứa hẹn rằng sẽ đem đến thật nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, ví dụ như có thể giúp tăng trưởng doanh thu hay hạn chế các chi phí hoạt động, vượt xa những chi phí rủi ro của việc thực hiện dự án đó gây ra.
  • Một dự án khả thi là dự án đảm bảo rằng sẽ bàn giao được sản phẩm trong điều kiện bị ràng buộc về cả thời gian, chi phí lẫn tài nguyên.
  • Một dự án có thể sử dụng được là khi mà dự án đó đem lại kết quả cuối cùng sao cho mọi người hoàn toàn có thể sử dụng các sản phẩm giống với dự tính ban đầu cũng như đạt được các lợi ích mà doanh nghiệp của bạn đã dự đoán trước đó.

Ở dưới góc nhìn của kinh doanh thì Business Case sẽ giúp bạn đánh giá một dự án có đủ lý do để tồn tại hay không? Ví dụ như: Liệu có nên quyết định bắt đầu thực thi dự án đó hay không, doanh nghiệp của bạn có nên chuyển sang giai đoạn khác hay không?

Và Business case cũng sẽ giúp cho nhóm quản lý dự án của doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định trước các thay đổi hay những rủi ro bằng cách phân tích các tác động đến từ nhiều phía. 

Sau đây hãy cùng tôi tìm hiểu về các hoạt động cụ thể xoay quanh một Business Case nhé!

Các hoạt động xoay quanh Business Case

Develop – Phát triển: Đầu tiên hãy tiến hành dự đoán về tất cả những lợi ích mà dự án có thể sẽ đem đến cho doanh nghiệp của bạn trong một thời gian hợp lý, chi phí cũng như rủi ro thật phù hợp.

Verify – Xác minh: Trong suốt quá trình triển khai dự án, Business Case sẽ được xem xét để quyết định rằng dự án có còn có thể tiếp tục thực hiện hay không. 

Các hoạt động xoay quanh Business Case

Maintain – Duy trì: Tất cả những thay đổi khi dự án vào giai đoạn phát triển như chi phí tăng, thêm đối thủ cạnh tranh… đều sẽ có khả năng tác động đến Business Case. Vì vậy, Business Case cần phải được cập nhật thường xuyên và liên tục nhất.

Confirm – Xác nhận:Việc xác nhận Business Case thường diễn ra sau dự án để xem các benefit có đạt được như kế hoạch của bạn đã đề ra ban đầu hay không?

‍Executive Summary: Đây giống như là một bản tóm tắt cấp cao về nội dung của Business Case. Điều này có thể giúp cho các bên liên quan của dự án có được cái nhìn tổng quát hơn, cụ thể hơn.

Expected Benefit: Mục đích cuối cùng của dự án chính là Expected Benefit. Tất cả các lợi ích đó cần được đo lường một cách khách quan, ví dụ như doanh thu, thị phần, chi phí tiết kiệm được…

Năng lực phát triển Business Case là gì?

Năng lực phát triển Business Case được hiểu là năng lực xây dựng kế hoạch cũng như thiết lập tài liệu hóa một dự án kinh doanh nào đó cho doanh nghiệp của bạn, và mục đích chính của Business Case đó là chứng minh được tính khả thi của các giải pháp đã được đề xuất, đảm bảo việc quản lý được cam kết và được chấp thuận cho sự đầu tư đó vào quá trình thay đổi trong kinh doanh. 

Năng lực phát triển Business Case có khá nhiều mực độ khác nhau, thông thường sẽ có 5 mức độ. Tuy nhiên, sau đây tôi sẽ giới thiệu cho bạn 3 mức độ chính như sau:

Mức độ 3: Khả năng thiết kế giải pháp cho đề xuất dự án có quy mô vừa và nhỏ

Ở mức độ này, các nhân viên thiết kế business case sẽ phải làm việc ở vị trí chuyên viên hoặc người quản lý. Những nhân viên đó có thể lựa chọn hoạt động độc lập, tự hình thành cũng như tự tạo ra được một business case hoàn thiện, đồng thời có thể vừa quản lý người khác, quản lý hệ thống và phát triển công việc chính của bản thân.

Theo như tôi tìm hiểu thì ở mức độ 3, thông thường nhân viên thiết kế sẽ đưa ra bố cục như sau:

  • Làm việc trực tiếp với các nhà đầu tư, nhà tài trợ để có thể hiểu rõ hơn về mục tiêu, mục đích của dự án của doanh nghiệp.
  • Đánh giá nguồn cung ứng nguyên liệu, thành phẩm cho dự án.
  • Nêu ra những mặt lợi, mặt hại, phân tích rõ ràng chi phí, lập luận cho mỗi sự lựa chọn để làm sao đảm bảo tính công bằng, công tâm cho mỗi đề xuất.
  • Đảm bảo tính ổn định, tiềm năng thành công với chiến lược kinh doanh cụ thể đã đề ra.
  • Giao tiếp với các bên của thị trường để chào bán sản phẩm, lập kế hoạch kinh doanh với các bên liên quan nhằm giải quyết rủi ro có thể đưa ra.

Ở mức độ này, những người có trách nhiệm sẽ là IT Manager, Business Analyst hay Project Manager, …

Mức độ 4: Khả năng dẫn dắt quá trình phát triển

Thông thường ở mức độ 4, nhân sự xây dựng business case sẽ là những người quản lý có khả năng dẫn dắt tốt các hoạt động kỹ thuật cũng như các hoạt động chuyên môn cần yêu cầu về sự phức tạp.

  • Xác định được cụ thể những tiêu chí cho dự án và kết quả dự tính.
  • Tìm kiếm sự đồng thuận từ các nhóm với cấp quản lý và thực hiện trình bày dự án.

Những người đảm nhiệm người giữ vị trí ở mức độ này thường là Senior IT Manager, Head of IT, Project Director…

Mức độ 5: Khả năng chỉ đạo triển khai

Khi chỉ đạo thực hiện các dự án, đa phần các doanh nghiệp sẽ chọn những người là nhà điều hành cấp cao để có thể:

  • Ứng dụng sự hiểu biết của bản thân về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp từ đó có thể sắp xếp công việc một cách hợp lý, tạo định hướng rõ ràng cho những ý tưởng phù hợp với một business case.
  • Đưa ra hướng đi tiềm năng cao cho các dự án lớn của doanh nghiệp.

Kết luận

Có thể thấy Business case đóng một vai trò quan trọng không hề nhỏ trong việc quyết định sự thành công của các doanh nghiệp nên hiện nay. Hy vọng rằng, qua những thông tin xoay quanh một Business case mà tôi đã chia sẻ ở bài viết trên sẽ đem lại hữu ích cho bạn đọc trong quá trình tìm hiểu về nó để có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công.